TOKYO HUNGRY GO AROUND

ミーティングや講演会で必死になって下を向いてメモを取っている人がいますが、あなたは損をしています。基本的にコミュニケーションで言語になって現れている部分は40％しかなく、顔の表情であったり身振り手振りが意外と重要な要素になっているのです。


新人の頃なんかはメモを取れ！と指導されますが、私はそんな紙切れに没頭するよりも相手の話に意識を集中する方が重要だと考えます。話している内容なんかは今ではICレコーダやiPodの周辺機器で録音して、後で聴きなおせばよいわけですから、メモをしているヒマがあったら突っ込みを入れるタイミングでも図りましょう。

最近は件名なしでメールを送るケースが増えているようですが、コミュニケーションの基本としては受取り側の立場を考えた方がよいです。相手がメールを開く前にどのような用件なのか、「○○の件」と明記するのは割とよくされていることだと思います。


さらにこの件名の頭に、相手にしてもらいたい行動を書いておくことによって、読んだ後にどのようなアクションをすればよいのか、相手に想像しやすくします。例えば返信してもらいたいのであれば[要返信]、逆に返信なしであれば[返信不要]、内容を検討するのであれば[検討中]といった形で自分の意思表示をすると親切ですね。

気がつくと仕事のタスクもメール受信ボックスも書かなければいけない報告書もすべて一杯になってしまう…それはあなたの仕事が遅いのではなく、仕事の段取りの問題です。


他社や部署間での調整であれば、先方に話を振っておく、メールならば送信しておく、報告書ならばまずは箇条書きにして確認を依頼しておく…といったように、自分がボールを持っている状態というのを極力減らすようにします。すると今度はボールが戻ってきた順番に処理ができるので、自然とタスク管理ができるようになります。

メールを返信するときに相手の内容を引用する場合があると思いますが、その場合は相手の署名を消すのがオトナのマナーです。相手の署名というのは個人情報であり、自分が送信する際に記載したままにしておくことは相応しくありません。また、返信を何度も繰り返していると署名が積み重なってメール全体が長くなってしまうため、なるべく署名部分などをカットすることによって読みやすく効果があります。

handsOutというサイトがツカえます。
ビジネスで一般的な.pdfや.doc、.pptといった資料ファイルを動画形式に変換し、簡易的に閲覧することができるツールです。詳しくは以下。





参考に私の修士論文も変換してみました。





DLするにはちょっと重過ぎるファイルも、ビューアでWebから閲覧できます。
相手にURLを送るだけで資料を閲覧してもらうなんて使い方ができますね。添付資料のファイル容量を気にすることなく、メール送信することができそうです。